Skip to end of metadata
Go to start of metadata

LUONNOS


1 Taustaksi

Tällä sivulla kuvataan yhteentoimivuusmenetelmän mukainen tapa määritellä ja kuvata sanastoja Sanastot-työkalulla, kun organisaatio (eli sisällöntuottaja) haluaa julkaista sanastojaan myös muiden organisaatioiden tietoon ja hyödynnettäväksi. 

  • Sanastoilla tarkoitetaan tässä yhteydessä systemaattisia määritteleviä sanastoja eli terminologisia sanastoja.
  • Näitä kuvauksia tarkennetaan myöhemmin, kun eri yhteistyöryhmien toiminta on käynnistynyt ja toimintamallin soveltuvuudesta on saatu enemmän käytännön kokemusta.
  • Tämä sivusto ei kuvaa Sanastot-työkalun käyttöä, vaan sen käyttöohje on oma dokumenttinsa.

Kansallisella tasolla Ydinsanastoryhmä (YSR) vastaa julkishallinnossa tehtävän sanastotyön koordinoinnista. Tavoitteena on edistää eri tahojen tekemää sanastotyötä, välttää päällekkäinen työ ja auttaa eri osapuolia käyttämään Yhteentoimivuusalustan työkaluja sovittujen periaatteiden mukaisesti. Yhteentoimivuusalustan tuki auttaa Ydinsanastoryhmää tässä työssä mm. antamalla tukea Sanastot-työkalun käytössä ja tekemällä Ydinsanastotyöryhmän käsittelyyn tuleville sanastoille teknisluontoiset tarkastukset. Varsinainen sisällön ja substanssin arviointi on Ydinsanastotyöryhmän tehtävä. Ydinsanastoryhmä huolehtii myös siitä, että eri tahojen tarpeet ja näkökulmat otetaan riittävästi huomioon muun muassa kommentointikierrosten avulla. 

  • Melko harvat käsitteet ovat vain organisaatioiden sisäisessä käytössä. Monilla tietoalueilla on myös tarvetta käyttää toisten tietoalueiden käsitteitä ja siksi käsitteiden tulee olla mahdollisimman yleispätevästi määriteltyjä.

Tässä dokumentissa on kuvattu myös periaatteet, joilla tietoalueet osallistuvat sanastojen ja käsitteiden määritelmien hyväksymiseen. Mikäli tietoaluetta ei vielä ole perustettu tai tietoalueen sanastotyöryhmä ei vielä ole toiminnassa, sen vastuulla olevan sanastojen arvioinnin ja hyväksymisen hoitaa toistaiseksi Ydinsanastoryhmä. Ydinsanastoryhmän on kuitenkin ensisijaisesti tarkoitus olla julkishallinnon sanastotyötä ohjaava ja koordinoiva taho eikä varsinaista sanastotyötä tekevä taho, vaikka sillä sanastotyön asiantuntemusta onkin.

 

Alla sanastojen määrittelyn prosessi kokonaisuudessaan (versio 0.95; päivitetty 30.10.2018)


Huom. Selkeyden vuoksi tässä vuokaaviokuvauksessa ei ole mukana sanaston tai käsitteen hylkäämistä eikä prosessin keskeytymistä tai päättymistä. (Sisällöntuottaja voi tarvittaessa keskeyttää prosessin missä vaiheessa tahansa.)


Käyttöoikeudet

Mikäli organisaatio haluaa tuoda sanastonsa Yhteentoimivuusalustalle, mutta ei vielä ole rekisteröitynyt sisällöntuottajaksi, on sen ensimmäiseksi haettava alustan käyttöoikeutta VRK:n Yhteentoimivuusalustan tuelta (katso myös Käytön aloittamisen ohjeet).

Yhteentoimivuusalustan tuki antaa uudelle sisällöntuottajaorganisaatiolle ohjeistuksen Yhteentoimivuusalustan periaatteista ja yhteistyömallista (mm. tietoalueiden ja Ydinsanastotyöryhmän rooli kokonaisuudessa, hyväksymiskäytännöt yms.)

Tämän jälkeen Yhteentoimivuusalustan tuki antaa käyttöoikeudet sisällöntuottajaorganisaation pääkäyttäjälle, joka puolestaan antaa käyttöoikeuksia oman organisaationsa muille käyttäjille.

Käyttöoikeudet saatuaan sisällöntuottajaorganisaatio pääsee tuottamaan sisältöjä Sanastot-työkalulla, mutta halutessaan myös muilla Yhteentoimivuusalustan työkaluilla (Tietomallit ja Koodistot).

Sanastotyön osaamisen hankkiminen

Normaalisti lähtökohtana on, että sisällöntuottajalla on jo valmis sanasto, joka halutaan tuoda Sanastot-työkaluun. Mikäli sanaston laatiminen aloitetaan aivan alusta tai jos sanastoon halutaan tehdä muokkauksia ja täydennyksiä ennen kuin se julkaistaan Yhteentoimivuusalustalla, voidaan apuna käyttää sanastotyön ammattilaista eli terminologia. Sanaston ja sen käsitteiden kuvaamisessa voidaan tarvita apua myös, jos usean organisaation yhteenliittymä haluaa yhdenmukaistaa (harmonisoida) sanastonsa ennen kuin niitä tuodaan Sanastot-työkaluun. Mikäli sisällöntuottajaorganisaatiolla ei ole kokemusta sanasto- ja terminologiatyöstä tai Sanastot-työkalun käytöstä, sen kannattaa ottaa yhteyttä ja pyytää opastusta VRK:n Yhteentoimivuusalustan tuelta. 

  • Tarvittaessa Yhteentoimivuusalustan  tuki auttaa sisällöntuottajaa löytämään sopivia sanastotyön osaajia (mm. kuvaa, minkä tyyppistä osaamista näiltä edellytetään).
  • Yhteentoimivuusalustan tuki auttaa käyttäjiä Sanastot-työkalun käyttöönotossa ja antaa teknistä tukea sen käytössä.

Eri tietoalueille (domain) nimetään sanastotyöryhmiä (intressiryhmiä), joiden tehtävänä on tukea oman aihealueensa sanastotyötä kuten määritelmien tekemistä, sanastojen ylläpitoa ja oman tietoalueensa organisaatioiden yhteistyötä. Sanastotyön opastus ja tuki siirtyy enemmän tietoalueiden vastuulle, kun ne ovat saaneet toimintansa käyntiin.

  • Tietoalueen sanastotyöryhmän tehtävänä on pitää huolta siitä, että eri toimijat tuottavat sanastot ja käsitteiden määritelmät yhteentoimivuusmenetelmän ja terminologisen sanastotyön periaatteiden mukaisesti (ns. sisältötyön tuki). 

4 Lyhyesti sanastotyön periaatteista

Kun Yhteentoimivuusalustalle halutaan tuoda uusi sanasto tai sinne tuotavaan sanastoon halutaan tehdä sisältöön liittyviä muutoksia tai päivityksiä, sisällöntuottajaorganisaatiolla tulisi olla sanastoasiantuntija (terminologi tai vastaava osaaja) käytettävissään. Yhteentoimivuusalustan tuessa ei ole terminologeja, vaan sen vastuulla on työkalujen käytön opastaminen ja tukeminen.

Tyypillisesti sanastotyö alkaa aihealueen eli substanssin asiantuntijoiden nimeämisellä. Nämä asiantuntijat kootaan yhteiseen työpajaan. Työpajoja pidetään tarvittaessa useampikin, eli niin monta kuin tarvitaan sanaston ja siihen sisältyvien käsitekuvausten tuottamiseen.

Tarvittaessa myös tietoalueen sanastotyöryhmän asiantuntijoita voi osallistua työpajoihin auttamaan sisällöntuottajaa. On tärkeää varmistaa tuotosten yhdenmukaisuus tietoalueen aiempien sanastojen ja terminologisen sanastotyön periaatteiden kanssa. Laajempia sanastoja määriteltäessä on aiheellista sopia välitarkistuspisteitä tietoalueen asiantuntijoiden kanssa, jotta voidaan varmistaa työn eteneminen sovittujen periaatteiden mukaisesti.

Yhteentoimivuusmenetelmän mukaan käsitekuvausten tekemisessä pyritään hyödyntämään (uudelleenkäyttämään) aiemmin tehtyjä käsitekuvauksia mahdollisimman paljon. Näin samoja kuvauksia ei tarvitse tehdä moneen kertaan, vaan niiden sijasta tehdään viittauksia Yhteentoimivuusalustan muiden sanastojen käsitteisiin.

Sanastot-työkalu tukee monikielisten kuvausten tekemistä eli työkaluun voidaan tuoda erikielistä sisältöä. (Tämä on kuvattu tarkemmin Sanastot-työkalun käyttöohjeessa.) Sisällöntuottaja vastaa mahdollisesti tarvittavasta käännöstyöstä.

Yleisellä tasolla sanastotyön periaatteita on kuvattu muun muassa ISO 704 -standardissa sekä Sanastokeskuksen sivuilla.  (Katso esimerkiksi http://www.tsk.fi/tsk/fi/terminologinen_sanastoty%C3%B6_ja_ontologiaty%C3%B6-7.html). 

5 Sanaston kuvaaminen Sanastot-työkaluun

Ensiksi sisällöntuottaja kuvaa sanastonsa tiedot, kuten sanaston nimen ja kuvauksen, siinä käytetyt kielet ja mihin tietoalueeseen se kuuluu. 

Kukin sanastoon lisättävä käsite käsitellään alla olevan luvun mukaisesti ja kun niiden kuvaukset (1 - n kpl) on saatu valmiiksi, ne muodostavat sanaston (tai kootaan yhteen sanastoksi Sanastot-työkalussa). Nyt sanasto on valmis hyväksyttäväksi ja sen tilaksi merkitään Odottaa hyväksyntää.

Tämän jälkeen Yhteentoimivuusalustan tuki arvioi, onko sanasto teknisesti valmis.

  • Mikäli kaikki on kunnossa, sanasto lisätään Ydinsanastoryhmän työjonoon. 
  • Mikäli sanastossa on jotain korjattavaa, Yhteentoimivuusalustan tuki muuttaa sanaston takaisin tilaan Luonnos ja ottaa yhteyttä sisällöntuottajaan, jotta tämä voi tehdä tarvittavat korjaukset. Kun ne on tehty, sisällöntuottaja palauttaa sanaston taas takaisin käsittelyyn vaihtamalla tilaksi Odottaa hyväksyntää.

6 Yksittäisen käsitteen kuvaus Sanastot-työkaluun

Jokaisen käsitteen määrittelyssä toistuvat seuraavat vaiheet:

  1. Käsitteen kuvaaminen alkaa tarkistamalla, onko käsitteelle jo olemassa valmis, sopiva kuvaus jossain Sanastot-työkalun sanastossa.
    1. Mikäli sopiva käsite löytyy ja sen määritelmä ja muu kuvaus vastaa täysin omaa tarvetta, riittää, että omaan sanastoon lisätään vain viittaus kyseiseen käsitteeseen. 
      Esimerkki: Julkisen hallinnon yhteisestä sanastosta löytyy käsite Henkilö, jonka määritelmä on seuraava: toimija, joka on ihminen. Koska tämä valmis käsitekuvaus sellaisenaan sopii sisällöntuottajan käyttötarkoitukseen, sanastossa viitataan suoraan kyseiseen, toisen sanaston käsitteeseen (→ siirry alakohtaan 3).
    2. Mikäli käsitekuvaus ei sellaisenaan sovellu sisällöntuottajan käyttötarkoitukseen, mutta sitä voidaan muokata sopimaan omaan käyttötarkoitukseen, otetaan tämä aiempi kuvaus oman kuvauksen pohjaksi. Tällaista aiemmin kuvatun käsitteen hyödyntämistä sanotaan (käsitteen) tarkentamiseksi. Oman käsitteen kuvaukseen lisätään viittaus lähdekäsitteeseen, joka on ollut kuvauksen pohjana.
      Esimerkki: Halutaan määritellä käsite palvelunantaja. Se on Julkisen hallinnon yhteisen sanastossa on määritelty seuraavasti: toimija, joka järjestää, tuottaa tai toteuttaa palveluja. Mikäli tämä käsite sosiaalihuollossa halutaan tarkentaa, se voidaan sosiaalihuollon näkökulmasta määritellä tarkemmin (toimija, joka järjestää, tuottaa tai toteuttaa sosiaalipalveluja, terveyspalveluja tai sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiä palveluja). Viitataan käsitteen kuvauksessa, että se on tarkennettu Julkisen hallinnon yhteisen sanaston palvelunantaja-käsitteestä. (→ siirry alakohtaan 3)
  2. Mikäli sopivaa aiemmin määriteltyä käsitettä ei löydy, sisällöntuottaja tekee käsitteelle tarvitsemansa määritelmän itse. 
    1. Esimerkki: Sisällöntuottaja toteaa, ettei mopoautolle löydy yleistä määritelmää, ja tekee määritelmän itse (esim. kevyt nelipyöräinen moottorikäyttöinen ajoneuvo). 
  3. Lisätään tehty käsitekuvaus työn alla olevaan sanastoon.

Ydinsanastoryhmän (YSR) käsittely 

YSR koordinoi julkishallinnon ydinsanaston ja -käsitteiden kuvauksia. Se käy läpi sen käsittelyyn toimitetut sanasto- ja käsiteluonnokset.

  1. YSR tarkistaa ensimmäiseksi, onko sanaston käsitekuvaukset tehty terminologisen sanastotyön periaatteiden mukaisesti. Mikäli eivät ole, se ottaa yhteyttä sisällöntuottajaan. Sovitaan työpaja, jossa käsitekuvaukset käydään läpi ja muokataan sisällöntuottajan kanssa.
  2. Sanaston jokaisen yksittäisen käsitteen suhteen tarkistetaan seuraavat seikat (paitsi jos vain osa sanaston käsitekuvauksista pitää hyväksyä - jos on kyse sanaston päivityksestä, käydään läpi vain ne käsitteet, joiden tila on Odottaa hyväksyntää). 
    1. Onko käsite käyttöalaltaan niin yleinen, että se voidaan yleistää Julkisen hallinnon yhteiseen sanastoon?
      1. Mikäli näin on, YSR arvioi vielä, tulisiko se lähettää soveltuvan tietoalueen arvioitavaksi.
        Mikäli tietoalueen näkemys halutaan, käsite lisätään tietoalueelle kommentoitavaksi lähetettävään käsitevalikoimaan (→ siirry lukuun 8)
    2. Vaikka käsite ei olisikaan koko julkishallinnon käyttöön tarvittava, niin onko se käyttöalaltaan sen verran yleinen, että se voitaisiin yleistää jonkin tietoalueen sanastoon? Siinä tapauksessa käsite lisätään tietoalueelle kommentoitavaksi lähetettävään käsitevalikoimaan (→ siirry lukuun 8).
    3. Kun käsite on yleistettävissä Julkisen hallinnon yhteiseen sanastoon, YSR vielä arvioi, tarvitseeko käsitteen kuvausta vielä muokata.
      Tarvittaessa se tekee nämä muokkaukset ja lisää käsitteen Julkisen hallinnon yhteiseen sanastoon.
    4. Mikäli YSR on sitä mieltä, että ehdotetulla käsitteellä ei ole yleisempää käyttöä sen enempää Julkisen hallinnon yhteisessä sanastossa kuin millään tietoalueellakaan, se jättää käsitteen sellaisenaan sisällöntuottajan omaan sanastoon (→ siirry alakohtaan 5).
  3. Kun tarvittavat käsitteet on käyty läpi ja sanasto on valmis, YSR poimii lausunnolle lähetettävät sanastot ja käsitteet Kommentointikierros-työkaluun.
  4. Kun kommentointikierroksen palaute on saatu, YSR harkintansa mukaan tekee muutokset esimerkiksi työpajassa yhdessä sisällöntuottajan kanssa.
    1. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voidaan sanasto tai yksittäiset käsitteet lähettää vielä uudelle lausuntokierrokselle.
  5. Lopuksi YSR hyväksyy sanaston (tai yksittäisen käsitteen, jos oli kyse vain sanaston päivityksestä) ja muuttaa sen tilaksi Voimassa oleva
  6. Sisällöntuottaja saa tiedon sanaston (tai yksittäisen käsitteen) hyväksymisestä. 

8 Tietoalueen sanastotyöryhmän (STR) käsittely

Kunkin tietoalueen sanastotyöryhmän vastuulla on käydä läpi sille käsiteltäväksi toimitetut sanasto- ja käsiteluonnokset ja niihin mahdollisesti liittyvät YSR:n kommentit.

  1. STR tarkistaa sanaston jokaisen yksittäisen käsitteen suhteen seuraavat seikat (paitsi jos vain osa sanaston käsitekuvauksista on tullut käsiteltäväksi, käydään läpi vain ne käsitteet, joiden tila on Odottaa hyväksyntää). 
    1. Kuuluuko käsite tälle tietoalueelle? Mikäli STR:n mielestä ei kuulu, se palauttaa käsitteen YSR:n käsittelyyn, täydennettynä STR:n kommenteilla (→ siirry lukuun 7).
    2. Käsite kuuluu tietoalueelle. Onko se käyttöalaltaan niin yleinen, että se voidaan yleistää tietoalueen omaan sanastoon?
      Mikäli näin on, STR arvioi, tarvitseeko käsitteen kuvausta vielä muokata. 
      Tarvittaessa se tekee nämä muokkaukset.
    3. Mikäli STR on sitä mieltä, että ehdotetulla käsitteellä ei ole yleisempää käyttöä tietoalueella, se jättää käsitteen sellaisenaan sisällöntuottajan omaan sanastoon (→ siirry alakohtaan 3).
  2. Kun tarvittavat käsitteet on käyty läpi, STR ilmoittaa YSR:lle, että tietoalueen käsittely on päättynyt.
  3. YSR jatkaa sanaston tai käsitteiden käsittelyä omassa prosessissaan (→ siirry lukuun 7).




 

  • No labels